TOTALDESK hanteert voor haar online werkplek en daarbij ondersteunende services voor al haar offertes en/of activiteiten de Nederland ICT voorwaarden (voorheen ICT-Office). De ICT-Office voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Midden-Nederland onder nummer 30174840. Online werkplek services vallen voorwaarden technisch onder Computer Service diensten– module 4.Voor de Totaldesk online diensten zijn additioneel naast de ICT-Office voorwaarden de volgende specifieke condities (voor het laatst aangepast op 1-1-2016) van toepassing:

• Alle prijzen zijn exclusief BTW.

• De prijzen zijn, tenzij anders overeengekomen, gebaseerd op een betaling van de abonnementskosten voor de aanvang van de periode waarop deze kosten betrekking hebben. In een aantal gevallen maakt TotalDesk gebruik van een automatische incasso. Indien men geen automatische incasso wenst, zal een toeslag van 2% op de abonnementskosten worden doorberekend, dit tenzij TotalDesk voor de betreffende periode geen automatische incasso aanbiedt.

• Een overeenkomst vangt aan bij oplevering en acceptatie van de initiële implementatie en/of migratie of bij ingebruikname van de diensten.

• Tenzij anders overeengekomen heeft een overeenkomst voor de levering van een dienst een minimale duur van 1 maand en heeft een opzegtermijn van 1 maand per einde van een kalender maand, mits er op moment van opzeggen geen betalingsachterstand is.

•Bij een betalingsachterstand van meer dan 2 maanden na factuurdatum van de laatst verzonden factuur is TotalDesk gerechtigd om haar dienstverlening op te schorten en de vordering met bijkomende kosten uit handen te geven. Opschorten houdt in dat opdrachtgever, haar medewerkers of onderliggende organisaties (indien opdrachtgever een reseller status heeft) de toegang tot haar online werkplekken, data en gebruikte applicaties wordt ontzegd. Pas na volledige betaling van deze betalingsachterstand of indien schriftelijk anders overeengekomen, zal TotalDesk haar dienstverlening aan opdrachtgever weer hervatten. Bij hervatting van de dienstverlening worden per online werkplek gebruiker 25 Euro heractiveringskosten in rekening gebracht. Her-activering vind plaats indien alle opstaande facturen zijn voldaan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor schade door derden door het niet nakomen van betalingsverplichtingen. Indien een betalingsachterstand van meer dan 4 maanden is ontstaan staat het TotalDesk vrij om het contract onmiddellijk te ontbinden waarbij gemaakte kosten, de gederfde inkomsten over de resterende contract looptijd, maar ook eventuele juridische- en incassokosten aan opdrachtgever ten laste worden gelegd.

• De prijzen van een dienst liggen gedurende de overeenkomst met uitzondering van toepasselijkheid van het volgende artikel vast.

• TotalDesk draagt zorg voor alle benodigde Microsoft Licenties. TotalDesk heeft een z.g. ‘Service Provider Level Agreement’ met Microsoft waarin licenties op basis van maandelijks gebruik aan Microsoft wordt gerapporteerd en aan Microsoft betaald. TotalDesk kan de abonnementsprijzen die bij de opdrachtgever als onderdeel van haar hosting oplossing in rekening worden gebracht bij aanvang van een kalenderjaar indexeren indien de prijzen van de licenties die onder deze overeenkomst vallen door Microsoft zullen worden aangepast. Indien deze tarieven meer dan 10% zullen afwijken van het oude tarief staat het opdrachtgever vrij de overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden op te zeggen.

• Opdrachtgever vrijwaart TotalDesk voor eventuele aanspraken of schadeclaims door leveranciers of derden aangaande het correcte gebruik van licenties en applicaties van opdrachtgever.

• Totaldesk doet haar best haar hosting platformen te beschermen tegen aanvallen van buitenaf van welke aard ook en is, tenzij nalatigheid kan worden verweten, niet verantwoordelijk voor eventuele schade door niet beschikbaar zijn van de service door een dergelijke aanval. Voorbeelden van aanvallen zijn bijvoorbeeld, pogingen om in te breken op het system voor welk doel dan ook, of bijvoorbeeld DDOS (Denial of Service) attacks.

• De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk) voor de minimaal vereiste internetverbinding op haar locatie, netwerkcomponenten en verdere lokale hardware indien deze niet door Totaldesk worden geleverd of beheerd. Opdrachtgever dient voor toegang tot haar online werkplek de beschikking te hebben over een Internetverbinding met een downloadbandbreedte van minimaal 512Kbit/sec per gebruiker (concurrent), en minimaal 128Kbit/sec uploadsnelheid per gebruiker.

• In voorkomende gevallen zal TotalDesk op regie- en kostprijs basis, namens de opdrachtgever aanvraag, bemiddeling en lokale begeleiding van de implementatie van de Internetverbindingen, door de Internet provider(s) uitvoeren. De kosten/tijd hiervoor vallen niet onder standaard implementatiekosten.

• Door TotalDesk op afstand verrichte werkzaamheden die niet tot de geldende Service Level Agreement behoren zullen op nacalculatie basis (€23,75 per 15minuten) worden doorbelast.

• Door TotalDesk op locatie verrichte werkzaamheden die niet tot de geldende Service Level Agreement behoren (zoals storingen aan hardware van opdrachtgever zelf) zullen op nacalculatie basis (€25 per 15minuten) worden doorbelast met een minimum van 2 uur. Daarnaast worden het voorrijdtarief ( € 75,00) in rekening gebracht.

• Partijen hebben een strikte wederzijdse geheimhoudingsplicht ten aanzien van systemen, procedures, gegevens en data die wederzijds in welke vorm dan ook ter beschikking wordt gesteld.

• TotalDesk staat garant dat de centraal opgeslagen data van de contractant te allen tijde, eigendom zal blijven van opdrachtgever, en op verzoek van opdrachtgever, behoudens blokkade door mogelijke betalingsachterstanden of gerechtelijk bevel, per omgaande zal worden overgedragen. Eventuele kosten voor back-ups, transport media of werkzaamheden zullen daarbij worden doorbelast.

• Alle ten tijde van de installatie door cliënt aangeschafte applicatiesoftware en licenties, waarvoor TotalDesk geen extra expertise hoeft in te huren, worden door TotalDesk overgezet naar haar systemen in de staat zoals deze zich bevonden en beschikbaar zijn gesteld aan opdrachtgever.

• Nieuw te installeren applicaties of updates van bestaande applicaties en software die een noemenswaardig hoger beslag leggen op de servercapaciteit worden als meerkosten bij opdrachtgever in rekening gebracht.
• Voor iedere organisatie die diensten van Totaldesk afneemt word een contactpersoon vastgesteld. Deze contactpersoon is bevoegd nieuwe gebruikers aan te vragen, gebruikers te laten blokkeren en wijzigingen door te laten voeren. Van de contactpersoon binnen opdrachtgever wordt tevens verwacht dat hij/zij in voorkomende gevallen simpele lokale assistentie verleend.
• Na toestemming van een gebruiker kan een Totaldesk service medewerker meekijken met een gebruiker om een probleem te onderzoeken of hulp te verlenen.